Manuali/SISMa/Fatturazione

Fatturazione Sede(contenuto in corso di aggiornamento)

In questa sezione troverai alcune informazioni utili a comprendere il comportamento del programma di fatturazione.
Salvo diversamente specificato, si fa riferimento alla Fatturazione Sede, in quanto per la fatturazione del materiale pubblicitario esiste una sezione apposita del manuale.
La fatturazione prevede una sequenza di passaggi:

1. Estrazione dei passaggi (creazione bozza fattura)
2. Editing della fattura
3. Emissione (passaggio da bozza a definitiva)
4. Contabilizzazione

Ognuna di queste fasi viene trattata in una specifica sezione del manuale. In particolare una fattura può essere creata manualmente, inserendo le singole voci al suo interno, oppure creata automaticamente, come ad esempio accade nella procedura di Estrazione dei passaggi, ma in ogni caso viene generato un documento che è poi possibile modificare manualmente tramite il programma di Immissione/Modifica.br> Una volta che la fattura è stata creata/salvata si trova un uno stato detto Bozza. Una fattura in questo stato è caratterizzata dall'assenza di una data e numero di emissione. Da questo stato la fattura può essere emessa oppure cancellata. E' importante ricordare che una fattura può essere cancellata solo se si trova in stato di Bozza.
Per poter procedere alla stampa e contabilizzazione è necessario che la fattura sia prima Emessa.
La procedura per l'emissione della fattura, ovvero la caratterizzazione tramite una data di emissione e relativo numero di sequenza univoco è un processo che viene attivato tramite l'apposita procedura: Emissione/Stampa.
Una volta che la fattura è stata regolarmente emessa ed eventualmente stampata è possibile passarne i dati in contabilità.
Il passaggio in contabilità delle informazioni della fattura, anche detto Contabilizzazione, provvede a creare le informazioni che sono utili a:

1. Situazione contabile del cliente (saldi)
2. Situazione delle scadenze
3. Aggiornamento contabilità (centri di ricavo, IVA, etc)

Una fattura che è stata emessa/contabilizzata non può più essere modificata.
Per modificare una fattura che è stata contabilizzata è necessario procedere alla fase di Decontabilizzazione e successivo ripristino dello stato in Bozza. Completate queste due operazioni è possibile modificare la fattura e ripetere i passaggi di emissione e contabilizzazione.
E' importante ricordare che una fattura decontabilizzata elimina i riferimenti negli archivi contabili, così come una fattura che viene riportata in bozza perde la sua numerazione, lasciando inutilizzato l'eventuale numero fattura precedentemente utilizzato. Questa situazione, quando applicata ad una fattura che non è l'ultima in ordine di emissione, crea un buco di numerazione.

Estrazione dei passaggi (creazione bozza)

Il programma di estrazione dei passaggi, si occupa di estrarre:

• I passaggi delle copie pellicola e digitali
• Le prese in carico relative a copie pellicola e digitali
• Altro materiale pubblicitario (cartonati, trailer, etc)

e produrre una bozza di fattura.
Ognuna di queste tipologie di voci viene prefissata da una riga descrittiva in fattura che indica di quale tipologia di articolo si tratta. Il testo utilizzato per questa riga descrittiva viene preso dal tipo materiale a cui fa riferimento l'articolo per il quale si stanno estraendo passaggi e/o prese in carico.
Ogni raggruppamento di voci così prefissato contiene una riga per ogni articolo, dove:

• • l'articolo corrisponde al film (raggruppato per titolo/codice) e
  • il numero di passaggi al totale dei passaggi effettuati nell'ultimo mese del periodo preso in esame.

Se il periodo preso in esame contiene passaggi relativi anche a mesi precedenti, questi vengono separati da quello corrente e caratterizzati da un suffisso che riporta il mese (ed eventuale anno) di riferimento.
ATTENZIONE! il suffisso viene aggiunto in coda al titolo del film e di conseguenza se il titolo stesso ha una dimensione tale per cui la somma della sua lunghezza e del suffisso aggiunto (composto dalla sequenza "(mese-per-esteso AAAA)") dovesse superare la dimensione massima prevista per il campo del titolo (128 caratteri), in fase di generazione della bozza il programma fallirebbe riportando l'errore: Impossibile aggiornare la riga di fattura.

Una volta creata la bozza, potrà essere modificata manualmente, ma solo in termini di importi, aliquote ed altre informazioni descrittive della fattura.

Infatti il programma di estrazione, in seguito all'individuazione dei movimenti che saranno oggetto di fattura, crea una associazione fra questi e la fattura che li contiene.
Una qualsiasi modifica ai quantitativi inseriti in fattura dal programma di estrazione, così come la variazione di un articolo, non sarà in alcun modo convertita nell'equivalente movimento.

Questo significa che una fattura che è stata oggetto di modifica e che viene poi cancellata e rigenerata in automatico, perderà in modo irreversibile le modifiche che erano state fatte manualmente in origine.

Diversificare i prezzi per tipologia di passaggio

Per poter diversificare i prezzi per diversa tipologia di passaggio, come ad esempio nel caso dei passaggi di copie digitali rispetto ai trasferimenti diretti, occorre procedere come segue:

1. Per prima cosa è necessario creare una nuova tipologia di materiale tramite la maschera di Gestione dei tipi materiale;

nel nostro caso ad esempio creiamo un nuovo tipo materiale che codifichiamo con codice 'TC e descrizione Trasferimenti diretti come compare nell'immagine che segue:

1. Fatto ciò passiamo a creare un nuovo articolo:
   1. apriamo la maschera di gestione,
   2. da qui richiamiamo per codice l'articolo da cui vogliamo partire
      
   3. modifichiamo il codice, la relativa descrizione, il prezzo (eventualmente personalizzandolo per categoria di cliente) e il codice tipo materiale, utilizzando quello inserito nel passo sopra
   4. salviamo la maschera e richiamiamo l'articolo per verifica.
2. Completata questa operazione, passiamo a modificare tramite la Manutenzione tipi movimento la riga relativa al trasferimento diretto digitale in modo che vada ad utilizzare l'articolo appena creato.
   

Possibilità di raggruppamento

Copie pellicola e digitali

Con l'introduzione delle copie digitali è stato inserito un nuovo flag nell'anagrafica dei clienti

che determina il comportamento del programma di estrazione relativamente al raggruppamento in fattura dei passaggi sia digitali che copie pellicola, purchè rispettino i seguenti requisiti:

• appartengano allo stesso film
• siano riferiti allo stesso periodo (mese/anno)
• siano riferiti ad articoli i cui codici di raggruppamento (tipo materiale) sia il medesimo
• il prezzo applicato (eventualmente rivisto per categoria cliente) sia lo stesso

Se anche una sola di queste condizioni non viene rispettata, il programma di estrazione provvederà ad inserire in fattura due o più diverse righe.
La descrizione utilizzata per aprire il blocco di righe appartenenti alla stessa tipologia, viene preso dalla descrizione del tipo materiale.

Editing della fattura

Sezione da completare...

Emissione (passaggio da bozza a definitiva)

Sezione da completare...

Ripristino di una fattura emessa in bozza

Sezione da completare...

Contabilizzazione

Sezione da completare...

Selezione cliente

Nelle maschere di selezione dei clienti, le singole entità vengono rappresentate tramite una serie di icone che ne caratterizzano il ruolo. Fra queste troviamo:

• Clienti / Fornitori SAC
• Clienti / Fornitori di una filiale
• Sale

FAQ

In questa sezione si trovano una serie di domande / risposte relative all'uso quotidiano dell'applicativo.